آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری

ذخیره سازی اطلاعات

اولین منطقه در اتوماسیون اداری ذخیره سازی اطلاعات است که معمولا شامل سوابق اداری و سایر فرم های اداری و اسناد اولیه می شود. برنامه های داده شامل ضبط و ویرایش فایل ها، تصاویر و داکیومنت ها می باشند.

سیستم های ذخیره سازی محیطی گرافیکی را برای کاربران ایجاد میکند تا کاربران بتوانند اسناد و مدارک را ایجاد , تغییر و ویرایش کنند همچنین اجازه ذخیره سازی فایل ها , ویدئو ها و تصاویر را نیز به کاربران می دهد .

نرم افزار و سیستم های مدیریت متن، تمامی زمینه های پردازش متن و انتشار را پوشش می دهد. پردازش اسناد متنی ، ساده ترین و معمول ترین فعالیت اتوماسیون اداری، ورودی (معمولا از طریق صفحه کلید) و ویرایش متن از طریق رایانه است. برنامه های کاربردی تجاری ، این امکان را برای کاربران ایجاد میکند که بتوانند با استفاده از دستورات فرمت، ویرایش و چاپ اسناد متن را انجام دهند. یکی از ویژگی های بسیار محبوب سیستم پردازش نرم افزاری ، قالب های سند از پیش تعیین شده ی آن است . قالب ها به طور خودکار چیزهایی مانند اندازه فونت، سبک های پاراگراف، هدر ها و پاورقی ها و اعداد صفحه را تنظیم می کنند به طوری که کاربر هر بار که یک رکورد جدید ایجاد می کند، نیازی به بازنویسی ویژگی های سند ندارد.

ویرایشگر نرم افزاری امکانات پیشرفته تر دیگری نیز از جمله طراحی پیشرفته صفحات و ویژگی های طرح، بسته های چاپ دیجیتال به عنوان ابزار ارزشمند در ایجاد خبرنامه ها، بروشورها و سایر اسناد که متن و عکس ها، نمودار ها، نقاشی ها و سایر تصاویر گرافیکی را ترکیب می کنند، را در اختیار کاربر قرار می دهند .

نرم افزارها و سیستم های مدیریت تصویر، جنبه دیگری از اتوماسیون اداری هستند. نمونه هایی از اطلاعات بصری شامل تصاویر اسناد، عکس ها و گرافیک مانند جداول و نمودار می باشد. این تصاویر به فایل های دیجیتال تبدیل می شوند که نمی توانند همانند فایل های متنی ویرایش شوند.

برنامه های صفحه گسترده اجازه می دهد دستکاری داده های عددی به کاربر اجازه می دهد یک متغیر را تغییر دهند و فرمول پیچیده ای را به صورت خودکار بر اساس اعداد جدید فراخوانی کند. بسیاری از شرکت ها از صفحات گسترده برای مدیریت مالی، طرح مالی و حسابداری استفاده می کنند.

تبادل اطلاعات

در حالی که ذخیره و دستکاری داده ها یکی از جزء سیستم اتوماسیون اداری است، تبادل اطلاعات آن یکی دیگر از مولفه های مهم است. انتقال الکترونیک یک منطقه کاربرد عمومی است که تبادل اطلاعات بین چندین کاربر را برجسته می کند. نامه الکترونیکی، پست صوتی و فکس، نمونه هایی از برنامه های انتقال الکترونیکی است. سیستم هایی که اجازه انتقال لحظه ای یا "در لحظه" اطلاعات (یعنی مکالمات آنلاین را از طریق رایانه یا مبادله صوتی با ضبط ویدئو) می دهند، به عنوان سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی در نظر گرفته می شوند. نرم افزار به اشتراک گذاری الکترونیکی از جمله ویژگی بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری است.

سیستم های اتوماسیون اداری توانایی به اشتراک گذاری همزمان اطلاعات را بین چندین کاربر را به صورت الکترونیکی دارد . یک نوع گروه کاری یک سیستم کنفرانس آنلاین است. سیستم های جلسه الکترونیکی آنلاین اجازه می دهد شرکت کنندگان با پراکندگی جغرافیایی بتوانند در لحظه تبادل اطلاعات انجام دهند . شرکت کنندگان در چنین جلسات الکترونیکی ممکن است در یک دفتر یا ساختمان قرار بگیرند یا هزاران کیلومتر فاصله داشته باشند. سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی از راه دور معمولا برای انتقال داده ها از یک خط تلفن یا اینترنت استفاده می کنند، در حالی که به اشتراک گذاری در یکجا میتواند از شبکه محلی داخلی استفاده کند .

نرم افزار و سیستم انتقال الکترونیکی اجازه انتقال الکترونیکی اطلاعات را می دهد. سیستم پست الکترونیک از ذخیره سازی مبتنی بر کامپیوتر و یک مجموعه مشترک از پروتکل های ارتباطات شبکه برای ارسال پیام های الکترونیکی از یک کاربر به دیگر استفاده می کند. اکثر این سیستم ها کاربران را قادر می سازد تا ایمیل های الکترونیکی را به بیش از یک گیرنده ارسال کنند .

دیگر دستگاه های اداری همچنان تحت تغییرات قرار می گیرند که ظرفیت های تبادل اطلاعات را بهبود بخشد. برای مثال، دستگاه های کپی دیجیتال چند منظوره (کپی، چاپ، فکس و قابلیت اسکن) با قابل اتصال به شبکه های کامپیوتری از جمله ی آنها هستند . لپ تاپ ها، دستیارهای شخصی دیجیتال (PDAs) .

دستگاه های تلفن همراه هوشمند و رایانه های همراه از تکنولوژی های انتقال داده بی سیم استفاده می کنند تا کاربران امکان دسترسی سریع به اطلاعات ذخیره شده در شبکه های کامپیوتری و سرورهای شرکت را از هر جا بدون در نظر گرفتم موقعیت جغرافیایی داشته باشند .

مدیریت اطلاعات

سیستم های اتوماسیون اداری نیز اغلب برای مدیرت داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های کسب و کار استفاده می شود.

مدیریت وظایف , سیستم های برنامه ریزی , نظارت و کنترل پروژه ها , فعالیت های مختلف در داخل دفتر نیز بخشی از سیستم اتوماسیون اداری در بخش مدیریت اطلاعات هستند .